Reuniões Produtivas?

Em muitas das vezes e, em muitas empresas, muitas reuniões acabam atrapalhando e atravancando o desenvolvimento dos negócios na companhia do que trazendo soluções e resultados esperados.

Esse quadro é possível por não existir um planejamento antes e durante as reuniões para que elas atinjam sua efetividade com total sucesso. Mediante essas situações segue sugestão de como montar reuniões produtivas.

Antes de qualquer coisa é preciso entender que, o fluxograma aceito em uma reunião, é um fluxograma que serve para balizar os assuntos a serem tratados na reunião, a necessidade da participação de todos os envolvidos no assunto inerente a reunião, a flexibilidade por parte do gestor (mediador da reunião) para lidar com situações complicadas, inesperadas, difíceis e problemáticas, bem como, gerir comportamentos inadequados na reunião, ter boa postura para as apresentações dos assuntos nas reuniões e, expertise para criar e desenvolver plano de ação em conjunto com os participantes na reunião, expondo assim que o mediador possui know-how suficiente para trabalhar em equipe e liderar projetos e pessoas na organização.

Fluxograma do planejamento e execução de uma reunião.

Para que uma reunião tenha o sucesso esperado, se faz necessário acontecer o que se segue no fluxograma acima:

1. Planejar:O planejamento é a base do sucesso nas reuniões;
2. Participação:Todos os envolvidos precisam participar na reunião;
3. Comportamentos:É necessário que o mediador da reunião tenha flexibilidade suficiente para lidar com comportamentos inadequados durante a reunião;
4. Plano de Ação:O mediador teve estabelecer planos de ação efetivos para o alcance dos resultados esperados, analisando criteriosamente alguns fatores: tempo, custo e responsáveis;
5. Apresentação:Muito importante que o mediador tenha uma boa eloquência ao discorrer sobre os assuntos a serem tratados na reunião, bem como ter boa técnica de apresentação para que os assuntos sejam tratados de forma clara e objetiva.

Cada equipe ou organização acaba de uma forma ou de outra, encontrando maneiras eficientes de realizar reuniões. No entanto, por questão de um ou outro detalhe em como ela é feita, diversas pessoas acabam se deparando com reuniões improdutivas e que por muitas vezes desperdiçam o tempo dos envolvidos.

1. As reuniões acabam sempre sendo um ponto crítico de sucesso do projeto.

São nas reuniões de projeto em que se reúne a equipe (toda ou parcial) e decisões ou planos de ações são tomados. Essas decisões que acabarão definindo o andamento, realinhamento do escopo, planejamento e replanejamento do projeto.

Esquema básico de uma reunião

2. Reuniões produtivas unem a equipe do projeto, criam sinergia, e alinham todas as ações tomadas de forma a entregar o que foi planejado.

Vamos, então, direto ao ponto. Abaixo são listadas as principais características que tornam as reuniões mais produtivas:

A. Toda reunião deve ter um objetivo

• Prepare uma pauta (desde um e-mail informal até um documento impresso), que expresse bem o que será discutido na reunião agendada;

• A pauta deve ser distribuída com antecedência para os participantes, e não no início da reunião. Isso permite que as pessoas se prepararem para o que será discutido.

B. Os horários devem ser respeitados

• Defina bem os horários de início/fim da reunião;

• Todos os membros da reunião devem chegar no horário marcado.

C. As pessoas certas devem estar na reunião

• As reuniões nem sempre precisam envolver a equipe inteira do projeto. Devem-se trazer as pessoas que estão relacionadas com o objetivo da reunião, para que o plano de ação resultante seja mais efetivo.

D. O ambiente deve ser informal e agradável

• A reunião deve sempre ter um condutor, que estabeleça as regras da reunião e permita que todos os participantes, de fato, participem do que está sendo discutido na reunião;

• Discussões ocorrem, e são boas quando são construtivas. Ou seja, ao invés de apenas falar que algo está errado ou que não vai bem, proponha, uma forma de resolver o problema.

E. A ata deve ser um plano de ação

• Uma atanão deve ser apenas um registro do que foi dito na reunião. Ela também deve ser um plano de ação que a equipe irá executar para cumprir os objetivos do projeto.

Disponibilizaremos um modelo de ata e de pauta que pode ser acessado gratuitamente.

Concluindo, tornar uma reunião produtiva ajuda a unir a equipe do projeto, criando sinergia e tornando a comunicação mais eficiente, além de sempre alinhar as ações tomadas de forma a entregar o que foi planejado.

Abaixo relaciono algumas dicas a seguir antes e durante uma reunião.

A. ANTES DA REUNIÃO:

1. Primeiro precisamos identificar o tipo de reunião, bem como termos uma pauta das nossas reuniões;
2. Estimar o tempo de duração de cada tópico da reunião e, em nossa opinião é que as reuniões não ultrapassem 1 (uma) hora de duração, pois, além disso, acreditamos que a reunião se torna cansativa, exaustiva, bem como, tem grandes possibilidades de perder o foco dos assuntos a serem desenvolvidos;
3. Identificar quem serão os envolvidos nessas reuniões;
4. Definir o número de participantes, local, data, horário e o tempo dessas reuniões, bem como cumprir esses quesitos;
5. Elaborar um cronograma (agenda) das reuniões com etapas a ser seguidas;
6. Comunicar os participantes dessa reunião com antecedência.

B. DURANTE A REUNIÃO:

1. Ouvir o que as pessoas estão dizendo, aceitar como um ponto de vista diferente e, analisar se realmente tem sentido o que esta sendo exposto pela pessoa;
2. Usar as reuniões para solucionar problemas e NÃOpara intimidar ou medir forças com outros participantes da reunião;
3. Muito importante que tenhamos um feedback ao final da reunião de como ela foi conduzida, bem como, estabelecer prazos para o que se desenvolveu nessa reunião;
4. Estar atento a participação de todos os envolvidos é de suma importância, bem como introduzi-los no contexto discutido na reunião, outrossim, é de suma importância a participação de todos na reunião;
5. Analisar se as pessoas que estão participando da reunião estão compreendendo o assunto, bem como se estão comprometidas com a reunião;
6. Anotar em uma folha apartada (folha de pendências) todos os assuntos que não estejam no contexto da reunião, bem como quando isso ocorrer, com a maior diplomacia e profissionalismo trazer o contexto da reunião a tona e não deixar que assuntos alheios sejam despendidos a todo momento na reunião;

Definir ações, responsáveis pelas ações e, prazos de forma democrática e participativa e jamais ditatorial.