5 principais erros no controle de caixa que é comum acontecer

O controle de caixa é uma das etapas mais importantes do departamento financeiro de uma empresa, afinal, é através dele que se faz projeções de pagamentos e recebimentos. Ou seja, pode-se dizer que é o coração do negócio.

Todavia, mesmo sabendo da sua importância, muitas companhias deixam de fazer esse controle, sobretudo as micro e pequenas empresas que ignoram essa necessidade e acabam trabalhando as cegas trazendo inúmeros problemas graves para negócio, como endividamentos e até mesmo, a falência em alguns casos.

Para evitar a mortalidade do negócio é preciso ter um bom controle, além disso, é fundamental evitar que determinados erros aconteçam, entre eles:

1- Registrar incorretamente as entradas e saídas 

É um erro primário, porém, muito usual em pequenas empresas ocorrer o cadastro de entradas e saídas de forma muito genérica.

Nesse relatório, é importante ter todas as informações completas como: Quantidade de produto, tipo de produto, modelo, cor, tamanho, marca,  período e valores. 

Com esses dados, o gestor saberá em que produtos poderá investir mais, onde deve reduzir custos, se terá dinheiro para pagar as contas e também, fazer provisões para o futuro.

Ou seja, é fundamental ter um controle de caixa com entradas e saídas informadas corretamente e categorizadas em:

• Receitas
• Despesas
• Ativos 
• Passivos

2- Não investir em tecnologia

É claro que o controle de caixa também pode ser feito de forma manual, no entanto, com o passar do tempo isso vai ficar complicado, pois dificilmente conseguirá relatórios eficientes diante de tanta informação.

É necessário pensar que contar com um software especializado pode mudar completamente os rumos do negócio, pois ele é capaz de reduzir custos, melhorar toda a organização  dos processos e principalmente, tornar o controle mais ágil.

Manualmente, a empresa precisa destinar um funcionário para fazer a tarefa que pode demorar horas ou dias, enquanto que a tecnologia permite mais rapidez e também, mais assertividade nos lançamentos.

Quando completo, o software emite notas fiscais, informa vendas, controle de estoque, contas a pagar e contas a receber.

Além disso, os sistemas permitem uma série de relatórios  que ajudarão o gestor na tomada de decisão.

3- Não realizar acompanhamentos diários do controle de caixa

Todos dos dias, as informações no fluxo de caixa devem ser atualizadas, cabe o gestor analisar os relatórios para se manter atualizado da movimentação financeira da empresa diariamente.

O objetivo desse controle é justamente a faceta mais detalhista, diferentemente de outros relatórios que podem ser analisados mensalmente.

Isso permite que o gestor acompanhe o caixa da empresa em tempo real justamente para tomar decisões de compras e pagamentos. É fundamental levar essa avaliação ao pé da letra para que o financeiro da empresa não entre em colapso.

4- Falhas no lançamento de formas de pagamento

As vendas são lançadas no sistema, mas quando a sua forma de pagamento é lançada erroneamente vai causar uma bagunça e uma falsa provisão de recebimento.

É fundamental se atentar a esse detalhe, pois o objetivo do controle de caixa é justamente que o gestor se baseie nas suas informações para decidir o momento certo de fazer novos investimentos e também, negociar com seus credores.

Quando um lançamento é feito de forma equivocada, podem ocorrer rombos no caixa e problemas futuros.

Portanto, é essencial marcar se a venda foi feita à vista, prazo, cartão de crédito ou boleto.

Quanto mais precisão no fluxo de caixa, melhor será a gestão do negócio.

5- Misturar finanças pessoais com as empresariais

As micro e pequenas empresas tem esse problema, na maioria dos casos, não sabem ou simplesmente não querem fazer a separação, pois acreditam se tratar da mesma pessoa.

Existe um grande risco nisso, pois a empresa pode até ter entradas o suficiente para arcar com as despesas da pessoa jurídica, mas nesse período, a pessoa física faz retiradas e desfalca o controle de caixa.

Desse modo, a empresa não tem dinheiro para pagar os fornecedores, funcionários ou investir recursos para aumentar sua competitividade.

Esse é uma das maiores causas do descontrole financeiro das empresas, que inclusive, pode levá-la à falência.

Quando as empresas organizam o controle de caixa de forma correta as coisas começam a dar certo. 

Conte com consultorias especializadas para fazer isso e comece a dar um rumo melhor para seus negócios.

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