7 perguntas sobre as obrigações em relação aos documentos fiscais:

As empresas (emitentes e destinatárias) deverão guardar algum tipo de documento (NF-e ou DANFE)?
A regra geral é que o emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital as NF-e pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais, devendo ser apresentadas à administração tributária, quando solicitado. Assim, o emitente deve armazenar apenas o arquivo digital – arquivo XML com seu respectivo protocolo de autorização.
Importante observar que pelo §6º do artigo 13 da Portaria CAT 162/2008, o emitente da NF-e deverá, obrigatoriamente, disponibilizar download ou encaminhar o arquivo eletrônico da NF-e e seu respectivo protocolo de autorização ao destinatário.
No caso da empresa destinatária das mercadorias e da NF-e, e que seja emitente de NF-e, ela também não precisará guardar o DANFE, mas apenas o arquivo digital recebido.
Caso o destinatário não seja contribuinte credenciado para a emissão de NF-e, o destinatário poderá, alternativamente, manter em arquivo o DANFE relativo a NF-e da operação pelo prazo decadencial estabelecido pela legislação, devendo ser apresentado à administração tributária, quando solicitado.
Orientamos manter os arquivos XMLs pelo prazo de 6 a 10 anos.

Qual a forma estabelecida para a entrega da NF-e ao cliente? Esta entrega é obrigatória ou basta entregar o DANF-e?
É obrigatória a entrega da NF-e pelo fornecedor da mercadoria ao seu cliente. Nos termos do § 6º do artigo 13 da Portaria CAT 162/2008, o emitente da NF-e deverá, obrigatoriamente, disponibilizar download ou encaminhar o arquivo eletrônico da NF-e e seu respectivo protocolo de autorização ao destinatário.
A cláusula décima do Ajuste SINIEF 07/05 determina que o emitente e o destinatário deverão manter em arquivo digital as NF-es pelo prazo estabelecido na legislação tributária para a guarda dos documentos fiscais, sendo que caso o destinatário não seja contribuinte credenciado para a emissão de NF-e, alternativamente ao disposto acima deverá manter em arquivo o DANFE relativo a NF-e da operação.
O Artigo 30, Inciso II, parágrafo único e o artigo 33 da Portaria CAT 162/2008 determinam:
“Artigo 30, Inciso II, § único:

Na hipótese de o destinatário não ser contribuinte credenciado a emitir NF-e:
1 – alternativamente ao arquivo digital da NF-e, poderá ser conservado o DANFE relativo à NF-e;
2 – a escrituração da NF-e poderá ser efetuada com base nas informações contidas no DANFE, observado o disposto no “caput’.
Art. 33 – O emitente e o destinatário da NF-e deverão:
I – conservar a NF-e em arquivo digital pelo prazo previsto no artigo 202 do Regulamento do ICMS, para apresentação ao fisco, quando solicitado;”
Quanto à forma como será feita a entrega da NF-e ao cliente, não há regras estabelecidas pela SEFAZ, de modo que esta entrega pode ocorrer da melhor maneira que aprouver às partes envolvidas. A transmissão, em comum acordo com as partes poderá ocorrer, por exemplo: por e-mail, disponibilizado num site e acessível mediante uma senha, etc.

O que acompanhará o trânsito da mercadoria documentada por NF-e?
O trânsito da mercadoria será acompanhado pelo DANFE – Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica.
O DANFE deverá ser em papel comum, exceto papel jornal, no tamanho mínimo A4 (210 x 297 mm) e máximo ofício 2 (230 x 330 mm), podendo ser utilizadas folhas soltas, Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar de Documento Fiscal Eletrônico (FS-DA), formulário contínuo ou formulário pré-impresso.

A consulta da validade, existência e autorização de uma NF-e é obrigatória ou facultativa?
A consulta da validade, existência e autorização de uma NF-e é obrigatória por parte do destinatário da NF-e.
Nos termos da Portaria CAT 162/2008:
Art. 30 – Ao receber uma NF-e, o destinatário deverá verificar:
I – a validade da assinatura digital e a autenticidade do arquivo digital da NF-e;
II – a concessão da Autorização de Uso da NF-e, mediante consulta eletrônica à Secretaria da Fazenda.
Parágrafo único – Na hipótese de o destinatário não ser contribuinte credenciado a emitir NF-e:
1 – alternativamente ao arquivo digital da NF-e, poderá ser conservado o DANFE relativo à NF-e;
2 – a escrituração da NF-e poderá ser efetuada com base nas informações contidas no DANFE, observado o disposto no “caput”.
A Validade da assinatura digital e a autenticidade do arquivo digital da NF-e poderá ser verificada utilizando-se o programa “Visualizador da NF-e”, desenvolvido pela Receita Federal do Brasil e disponível para download aqui e no site www.nfe.fazenda.gov.br.
É importante frisar que a consulta da NF-e na internet permite que o destinatário da mercadoria tenha mais segurança na operação, pois é um mecanismo de verificação se operação foi declarada ao fisco.
Cabe destacar que o destinatário não necessita imprimir qualquer documento para comprovar que realizou a consulta de validade da NF-e.

Como funciona a consulta da NF-e na Internet?
As Notas Fiscais Eletrônicas emitidas no Estado de São Paulo podem ser consultadas na página da NF-e: seção Consulta à NF-e. A consulta da NF-e na Internet pode ser feita também no Portal Nacional (www.nfe.fazenda.gov.br).
Para a visualização das informações da NF-e é necessário fornecer a Chave de Acesso da Nota Fiscal, impressa no Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica – DANFE. Esta chave é composta das seguintes informações: UF, Ano/Mês, CNPJ, Modelo, Série, Número NF-e, Código Numérico e dígito verificador. Esta chave pode ser digitada, capturada com o uso do Leitor de Código de Barras unidimensional, ou obtida diretamente do arquivo eletrônico da NF-e.
A consulta aos dados completos da NF-e pode ser realizada dentro do prazo de 180 (cento e oitenta) dias após a recepção pela SEFAZ. Findo este prazo, a consulta poderá retornar informações parciais que identifiquem a NF-e (número, data de emissão, CNPJ do emitente e do destinatário, valor e sua situação), e que ficarão disponíveis pelo prazo decadencial.
Atenção: Na consulta na Internet não é possível imprimir a imagem ou representação gráfica da NF-e, e nem o seu DANFE. O usuário conseguirá, no entanto visualizar as suas informações.
Como proceder quando a Nota Fiscal Eletrônica constar como “inexistente” no ambiente Nacional da NF-e (www.nfe.fazenda.gov.br)?
A Nota Fiscal Eletrônica poderá ser consultada tanto no site da Secretaria da Fazenda do emitente (SEFAZ que a autorizou o documento fiscal) quanto no ambiente nacional. A autorização de uso da NF-e pode ser consultada em quaisquer dos dois sites.
Conforme o modelo operacional (vide a questão 1 desta seção), após a autorização de uso, a NF-e sempre será transmitida pela SEFAZ para a Receita Federal do Brasil (ambiente nacional). Podem ocorrer, entretanto, eventualmente, problemas técnicos que adiem esta transmissão, de modo que a NF-e não conste imediatamente no ambiente nacional após sua autorização.
Neste caso, a autorização de uso da NF-e deverá ser consultada no site da SEFAZ que a autorizou. No Estado de São Paulo a consulta está disponível na seção Consulta.
A eventual ausência momentânea da NF-e para consulta no ambiente nacional não é condição suficiente para refutar a validade do documento, desde que o mesmo conste como autorizado no site da SEFAZ do emitente.
No caso de contingência em que o trânsito da mercadoria é acobertado por DANFE impresso em contingência (vide as questões sobre “Contingência com a NF-e”), se no prazo de 168 horas contadas do recebimento da mercadoria o destinatário não puder obter informações relativas à concessão da Autorização de Uso da NFe, deverá comunicar o fato ao Posto Fiscal de sua vinculação.
Posso receber algum outro tipo de documento fiscal, tipo nota fiscal convencional Modelo 1 ou 1 A se o contribuinte estiver obrigado a NFe?
Não pode, quando o fornecedor enviar um documento fiscal que não seja eletrônico, é obrigatório verificar no site da sefaz do estado pelo CNPJ se ele não estaria obrigado a emissão da NFe, se estiver obrigado não pode receber essa Nota Fiscal.
FONTE: www.fazenda.sp.gov.br/nfe