Como prevenir o passivo trabalhista nas empresas?

As empresas precisam adotar estratégias de conhecimento das leis que regem os trabalhadores. Somente através do conhecimento é possível reduzir ou evitar o passivo trabalhista.

Grandes empresas tem o departamento de recursos humanos para cuidar desse assunto. Entretanto, as micro e pequenas empresas na maioria das vezes trabalham à deriva. 

Por isso, é fundamental entender mais sobre esse assunto importante para reduzir o pagamento de indenizações pesadas na Justiça do Trabalho.

O que é um passivo trabalhista?

O passivo trabalhista é caracterizado pela soma de despesas geradas quando uma empresa não cumpre as regras trabalhistas e também, não recolhe de forma correta os impostos dessa área.

De maneira geral, isso se refere a fiscalização do INSS, Ministério do Trabalho e Ministério Público.

É sabido que todas as empresas estão sujeitas a passivos trabalhistas. No entanto, aqueles que possuem índices elevados de processos estão no radar da justiça do trabalho.

Os especialistas dizem que um número aceitável de ações trabalhistas fica em torno de 10% do número total de funcionários. O que passa disso, é uma sobra que prejudica muito a empresa.

Como prevenir o passivo trabalhista nas empresas?

Em alguns casos é difícil evitar que o passivo trabalhista ocorra, no entanto, em mais de 90% das vezes é perfeitamente possível mudar essa realidade.

Afinal, se a empresa conseguir ficar na média aceitável, já é uma excelente marca.

Algumas ações podem melhorar esse problema. Confira!

• Conheça a legislação

O setor de recursos humanos e o proprietário da empresa precisam ficar atentos a legislação trabalhista. Com isso, é possível estipular normas dentro da empresa para seguir todas elas ao pé da letra.

Contudo, é importante conhecer não só as regras da CLT, mas também, as Normas Regulamentadoras e as Convenções Coletivas de Trabalho que regem determinadas categorias.

• Controle o ponto dos funcionários

Com a tecnologia, fazer isso ficou muito mais fácil, afinal, esse controle pode ser digital.  

Assim fica mais fácil fiscalizar e evitar que regras sejam burladas com relação a horas trabalhadas.

Infelizmente, muito passivo trabalhista se refere a cobrança de horas de extras.

É fundamental que a empresa fiscalize e quando houver de fato horas extras, que sejam devidamente pagas no contracheque.

• Tenha um bom controle da folha de pagamento

Outro ponto a favor da empresa nesse quesito é que hoje em dia os pagamentos ao funcionários são feitos de forma online. Além do comprovante assinado pelo funcionário, ainda tem o recibo da transferência.

É fundamental que a empresa mantenha o arquivo com todos os comprovantes mensais de pagamentos bem organizados. Dessa forma, está sempre a mão, caso esses documentos sejam solicitados por alguma fiscalização.

Lembre-se que os recibos devem ser todos assinados pelo trabalhador.

• Mantenha o pagamento dos impostos trabalhistas em dia

Não adianta a empresa querer burlar o pagamento dos tributos trabalhistas, é uma obrigação que não tem como fugir.

Portanto, a empresa em parceria com a contabilidade precisam fazer a correta apuração desses impostos para que o pagamento seja feita na data correta.

Ademais, manter um arquivo organizado com todos os comprovantes é necessário por pelo menos 5 anos à partir da sua data de emissão.

Muitas empresas tem um passivo trabalhista custoso por causa da falta de organização.

• Faça acordos coletivos com os sindicatos e associações

Se a sua empresa quer segurança jurídica, é fundamental celebrar esses acordos com relação a alguns temas que se referem ao contrato de trabalho.

Geralmente isso envolve o cálculo e compensação de banco de horas e outros acordos feitas com o sindicato da categoria.

• Monitore o ambiente de trabalho

Fábricas, indústrias e outros segmentos empresariais que possam gerar riscos a saúde do trabalhador precisam de atenção especial.

Especialmente quando se refere ao uso dos equipamentos de segurança, que por lei são obrigatórios. 

Em alguns casos, os funcionários se recusam a usar e isso, no futuro pode  gerar passivo trabalhista. A empresa precisa ter normas rígidas com relação ao uso dos EPIs.

Outro cuidado é com relação a danos morais, em algumas companhias os líderes insultam os trabalhadores aos gritos. É fundamental mudar essa política de trabalho para não ter problemas com a justiça.

Está no alcance do gestor fazer as devidas modificações para evitar prejuízos financeiros.

• Crie um formato de trabalho transparente

Incentive a formação de bons líderes, pessoas preocupadas em engajar a equipe de funcionários para evitar aquele ambiente hostil  repleto de práticas que desmotivam.

Abra a oportunidade de comunicação, onde os trabalhadores possam falar o que pensam e apresentar ideias para melhoria. Afinal, todos gostam de se sentir úteis.

Reuniões periódicas são essenciais para unir a equipe, apresentar normas, ouvir ideias de mudanças e principalmente, mostrar que a empresa está aberta a denúncias de práticas irregulares que acontecem internamente.

Essas ações vão reduzir drasticamente o passivo trabalhista. É fundamental garantir que os colaboradores se sintam bem no ambiente de trabalho e com a sensação de pertencimento e não somente uma mão de obra que pode ser substituída.

Afinal, nenhuma empresa é formada por números, mas sim, por pessoas.

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