Como não errar na entrega da ECF

A entrega da ECF (Escrituração Contábil Fiscal) é uma obrigação acessória que as empresas devem cumprir para evitar problemas com a fiscalização ou até mesmo, multas que são bastante onerosas. Além dos cuidados com os prazos de entrega, é importante não errar no detalhamento das informações.

A ECF  é enviada pelo SPED (Sistema Público de Escrituração), esses dados são todos interligados com os órgãos fiscalizadores com o viés de diminuir a sonegação fiscal e evitar evasão de receitas.

Portanto, é fundamental que o preenchimento da ECF seja feito com atenção para evitar erros. Os mais comuns geralmente são: valores diferentes da DRE (Demonstração do Resultado do Exercício) e na ECD ( Escrituração Contábil Digital).

Dicas para não errar na entrega da ECF

1- Preencha a ECF conforme ECD

2- Mantenha o SPED sempre atualizado

3- Use um bom software de gestão

4- Realize auditorias internas

5- Conte com uma contabilidade eficiente

Primeiramente, é preciso entender que a escrituração contábil fiscal (ECF) deve ser feita por empresas tributadas no Lucro Real, Lucro Arbitrado e Lucro Presumido.

Nesse documento, é importante que todas as informações sobre operações fiscais e contábeis da empresa sejam bem detalhadas. 

Confira o que fazer para amenizar erros nesse processo de entrega da ECF:

1- Preencha a ECF conforme ECD

 A ECD ( Escrituração Contábil Digital) mostra todos os lançamentos contábeis da pessoa jurídica, por isso, a consulta deste documento deve ser prioridade para não errar no preenchimento da ECF.

É ideal fazer a ECD e a ECF juntas, uma vez que o programa da ECF já preenche alguns requisitos similares, desse modo, o contribuinte otimiza o seu tempo enquanto minimiza as chances de erros.

Quando o encerramento da ECD é diferente da ECF,  podem ocorrer divergências de dados entre os saldos finais credores e os saldos iniciais credores.

2- Mantenha o SPED sempre atualizado

O SPED é o programa oficial de envio do ECF e para não errar na entrega do documento é fundamental manter o sistema sempre atualizado, afinal, o SPED passa por modificações constantes.

Para manter a nova versão do SPED, é necessário ficar atendo no site do sistema (http://sped.rfb.gov.br/) onde as atualizações sempre são informadas.

3- Use um bom software de gestão

Para não se perder nos prazos e não errar na entrega da ECF, é fundamental que as empresas tenham uma boa gestão na rotina de trabalho.

Alguns softwares podem ser utilizados para auxiliar no cumprimento das obrigações acessórias das empresas, especialmente aqueles que são integrados.

Os chamados ERP interligam todas as áreas da empresa conferindo mais rapidez nos processos e ainda são capazes de diminuir bastante os erros. 

Empresas organizadas conseguem manter suas obrigações acessórias sempre em dia.

4- Realize auditorias internas

Antes de enviar os dados finais para a Receita Federal, é importante dar uma última conferida. Uma boa alternativa é a auditoria interna, onde todos os dados requisitados nesse processo de envio de ECF são simulados.

Dessa forma, é possível garantir a redução de erros através desse treino. 

O preenchimento da ECF é bastante complexo, portanto, são muitos dados a serem informados. Para assegurar que tudo será feito com exatidão, é importante fazer uma checagem bem detalhada antes do envio final.

5- Conte com uma contabilidade eficiente

Uma assessoria contábil competente pode fazer muita diferença para a empresa, especialmente para não errar na entrega do ECF.

O plano de contas da empresa precisa ser organizado para não enviar documentos fiscais equivocados aos órgãos competentes.

É de extrema importância mapear todos os dados fiscais considerados essenciais da ECF, a própria Receita Federal faz essa solicitação.

Quando a contabilidade possui eficiência e plataformas modernas, fica mais fácil para a empresa obter todos os relatórios fiscais necessários para o preenchimento da ECF.

Quanto mais prático, mais simples fica o cruzamento de dados para garantir que a ECF passe na auditoria interna antes de ser enviada para a Receita Federal.

A Nova América – Auditoria, Consultoria e Contabilidade auxilia as empresas parceiras no cumprimento de todas as obrigações acessórias sem que haja qualquer tipo de incoerência de dados e demais riscos de errar na entrega da ECF.

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