Quitação anual de débitos: entenda o que é.

A quitação anual de débitos é um procedimento que surgiu com a Consolidação das Leis Trabalhistas, no ano de 2017, e consta no artigo 507 – B.

O documento de quitação anual de débitos atua como uma garantia para as empresas, pois comprova que todos os valores devidos aos funcionários foram quitados durante os últimos 12 meses de seu contrato de trabalho.

Dessa forma, a empresa corre menos riscos de futuros processos trabalhistas e, também, proporciona amparo legal ao trabalhador quando a empresa não cumpre sua parte referente aos pagamentos.

Como funciona a quitação anual de débitos?

O termo é firmado entre ambas as partes (empregador e empregado), reconhecendo que durante aquele período todos os pagamentos e obrigações trabalhistas foram cumpridos.

Simplificadamente, funciona da seguinte forma:

A própria empresa elabora um documento com anexo de cópias que comprovam os pagamentos realizados ao empregado durante o período de 12 meses. Diante disso, o empregado avalia e assina o documento reconhecendo a sua veracidade.

Fazendo isso, o trabalhador confirma que todos os seus direitos e benefícios foram quitados pela empresa naquele período e que, consequentemente, não existe nenhuma pendência.

A formalização deste termo só é válida quando ambas as partes estiverem em comum acordo. 

Vale lembrar que o termo de quitação de débitos não tem validade como término de contrato e nem de rescisão.

O que fazer caso o trabalhador se recuse a assinar a quitação anual de débitos?

O empregado não é obrigado a assinar a quitação anual de débitos, contudo, a empresa pode elaborar o documento da mesma maneira e anexar os comprovantes.

Essa é uma prova de que a empresa mantém todos os pagamentos em ordem e, caso houver algum processo trabalhista, a mesma terá como mostrar eficientemente o cumprimento dos direitos trabalhistas aos seus funcionários.

A assinatura do empregado é importante, no entanto, não é determinante para nenhum ganho de causa. Isso desde que a empresa tenha cumprido seus deveres e, também, possua comprovantes de todas as obrigações pagas ao empregado neste período anual.

Por isso, é importante ter os recibos de pagamento de salários, concessão de férias, 13º, depósitos do FGTS e outros benefícios concedidos aos empregados.

Vantagens da quitação anual de débitos

Essa é uma forma das empresas organizarem toda a documentação trabalhista, oferecendo benefícios especialmente para aquelas que possuem muitos funcionários.

O registro do cumprimento de direitos é um jeito de evitar que algum pagamento não seja feito ao trabalhador e, também, uma maneira de fazer consultas rápidas sempre que precisar.

A quitação anual de débitos ainda promove mais segurança jurídica, pois esse documento pode ser utilizado para esclarecer dúvidas e, até mesmo, como provas em casos de processos trabalhistas.

Para empresas que possuem investidores, o documento de quitação anual de débitos pode ser usado como garantia de reputação compliance. O mesmo serve para fornecedores e Instituições Financeiras.

Trata-se de uma comprovação de que a empresa tem boa reputação e cumpre seus deveres.

Como fazer o documento de quitação anual de débitos?

A própria empresa deve elaborar o documento para cada funcionário. Nele, devem constar as seguintes informações:

• Dados pessoais do funcionário: CPF, endereço, nome, estado civil, data de admissão, cargo e funções atribuídas;
• Dados da empresa: razão social, CNPJ, endereço, atividade principal, nome do representante legal;
• Texto: estilo uma declaração;
• Comprovantes de pagamentos: referente aos últimos 12 meses, anexar recibos de pagamento de salário, férias, 13º, FGTS e outros benefícios.

Em caso de dúvidas sobre o documento de quitação anual de débitos, fale com um de nossos especialistas!

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