10 Passos importantes para uma boa gestão de compras

Hoje em dia, cada vez mais observamos a necessidade de uma boa gestão no que diz respeito às compras nas empresas, ou seja, uma melhor eficiência na questão de ressuprimentos de materiais, podendo ser esses materiais classificados de várias formas conforme o ramo de atividade da empresa. Na ocasião de uma empresa industrial, podemos ter várias necessidades de materiais e, esses classificados em tipos de estoques como:

1. 1. Estoque de Mercadorias;
2. 2. Estoque de Produtos Acabados;
3. 3. Estoque de Matérias Primas;
4. 4. Estoque de Materiais Secundários;
5. 5. Estoque de Materiais Auxiliares;
6. 6. Estoque de Materiais de Acondicionamento e Embalagem;
7. 7. Estoque de Subprodutos;
8. 8. Estoque de Sucatas;
9. 9. Estoque de Materiais de Consumo;
10. 10. Almoxarifado, etc.

Gestão de Compras não se resume apenas em realizar pedidos de compras e negociar preços, pois, existem várias funções que compete ao profissional e ao departamento de compras, tais como:

1. 1. Qualidade Financeira dos Fornecedores;
2. 2. Verificação de Saldo e Rotatividade do Estoque;
3. 3. Liberação Financeira para Aquisição dos Materiais;
4. 4. Solicitação de Cotações;
5. 5. Análise das Cotações;
6. 6. Prazos de Pagamentos;
7. 7. Análises Técnicas;
8. 8. Prazos de Entrega;
9. 9. Emissão de Pedido de Compra;
10. 10. Negociação de Preços, Prazos de Entrega e Prazos de Pagamento;
11. 11. Controle dos Pedidos em Aberto;
12. 12. Relatório de Compras;
13. 13. Lançamento no Sistema de Controle de Compras;
14. 14. Contabilização das Compras e Previsão de Pagamentos;
15. 15. Validação do Pedido de Compras, etc.

Antes de qualquer coisa é preciso entender que, o profissional e/ou o departamento de compras consiga realizar algumas análises importantes. Quando cruzamos uma análise das Compras x CMV (Custo da Mercadoria Vendido) ou Compras x CPV (Custo do Produto Vendido) necessitamos verificar na DRE – Demonstração de Resultado do Exercício se, o valor de compra do mês é maior que o CMV ou CPV, ou seja, caso isso seja positivo, existe uma indicação de estoque parado e, para isso alguns questionamentos:

1- Realmente era necessário à aquisição dessas compras, visto que não foi realizada uma boa sinergia com as saídas de estoque, na ocasião as vendas?

2- Que outra forma podemos realizar nossas compras sem que exista estoque parado, afetando negativamente o fluxo de caixa da empresa? A empresa realmente necessitava daquelas quantidades adquiridas, pois, carece de um estoque de segurança para garantir a gestão operacional?

É de extrema importância que a empresa tenha um excelente profissional e/ou departamento de compras ligado nas ações operacionais da empresa, para que não aconteçam desvios desnecessários das programações propostas no Planejamento Estratégico da empresa, apesar disso, é importante sacramentar e salientar que o profissional e/ou departamento de compras necessita ter um olha prudente para outros cruzamentos importantes de informação dentro das empresas, como:

• Compras x Custos de Aquisição;
• Compras x Vendas,
• Compras x Fluxo de Caixa,
• Compras x Pedidos de Compras em Aberto,
• Compras x Orçamento,
• Compras x Estoque,
• Compras x Ativo Permanente, etc.

A seguir listamos 10 passos importantes para Compras.

1. Receber a solicitação de compras e verificar:

É um item de reposição ou;

É um item que vai ser comprado pela primeira vez?

2. Iniciar processo de compras:

Item de reposição anexar histórico;

Item primeira vez que compra, anexar justificativa técnica do motivo da compra.

3. Executar todos os procedimentos de compras, obtendo visto dos setores:

Solicitante;

Estoques;

4. Obter a primeira autorização da diretoria para solicitação de orçamento;

5. Solicitar orçamentos a fornecedores homologados junto a empresa;

6. Cotejar prazo de entrega com setor solicitante;

7. Cotejar condições de pagamento, data de vencimento do boleto e valor total do orçamento;

8. Obter a segunda autorização da diretoria para efetuar a compra;

9. Acompanhar todo o processo até a chegada na empresa do que foi comprado;

10. Verificar se a NF-e está de acordo com o pedido e acompanhar a conferência no recebimento.